Sachverhalt:

(zuletzt Sitzung am 19.10.2016, lfd.Nr. 0464)

Im Zeitraum von September bis Dezember 2018 wurden durch die Staatliche Rechnungsprüfungsstelle des Landratsamtes Miltenberg die Jahresrechnungen 2014 bis 2017 überörtlich geprüft und das Ergebnis der Prüfung in einem Prüfbericht dargestellt. Dieser Prüfbericht liegt den Fraktionen vor.

 

Der Prüfbericht enthält neben einer umfassenden Darstellung der Haushaltslage und finanziellen Entwicklung des Marktes Schneeberg fachliche Anregungen und kritische Hinweise zur Abwicklung verschiedener Verwaltungsaufgaben, sowie sechs mit Textziffern versehene Prüfungsfeststellungen. Wegen der grundsätzlichen Bedeutung für das zukünftige Handeln der Gemeindeverwaltung und der zum Teil finanziellen Auswirkungen der Prüfungsfeststellungen ist der Markt Schneeberg gehalten, den Prüfbericht auszuwerten und die Prüfungserinnerungen zu bereinigen.

 

Im Prüfbericht wird die geordnete Haushalts- und Kassenlage innerhalb des Prüfungszeitraumes, die gute Entwicklung der gemeindlichen Hauptsteuereinnahmen, der kostenbewusste Umgang mit den vorhandenen Kassenmitteln, die spürbar gestiegene Finanzkraft, sowie das in der Summe hohe Investitionsvolumen in eine Vielzahl verschiedener Objekte hervorgehoben.

Die Kostenrechnenden Einrichtungen weisen trotz der vorgenommenen Gebührenerhöhungen insbesondere im Bereich der Wasserversorgung und des Bestattungswesens noch spürbare Defizite aus, weil die Ausgaben im Prüfungszeitraum stärker gestiegen sind als die Einnahmen.

Während die unmittelbare Verschuldung der Gemeinde während des Prüfungszeitraumes kaum Veränderungen aufweist, wird der Markt Schneeberg durch den hohen Anteil an den Schulden der Schulverbände in den kommenden Jahren stark belastet.

 

Hinsichtlich der im Prüfbericht getroffenen Einzelfeststellungen ist folgendes anzumerken:

 

1. Örtliche Rechnungsprüfung (TZ 1)

 

Die Vielzahl der durchgeführten Investitionsmaßnahmen und die gewachsenen Ansprüche an die Verwaltung erforderten aufgrund der knappen personellen Ressourcen in der Verwaltung häufig Schwerpunktsetzungen bei der Bewältigung der Arbeiten. Dabei stand die zeitnahe verwaltungstechnische Abwicklung der Projekte, welche zum Teil mit hohen Einnahmen und Ausgaben verbunden war, stets im Vordergrund. Formale Arbeiten, denen keine unmittelbare Dringlichkeit zugeordnet wurde und zu denen auch die örtliche Prüfung und Feststellung der Jahresrechnungen gezählt wurde, rückten dadurch in den Hintergrund und blieben zum Teil über mehrere Jahre liegen.

 

Zur Bereinigung dieses Defizits wird der Markt Schneeberg noch in der laufenden Legislaturperiode die örtlichen Rechnungsprüfungen der Haushaltsjahre ab 2013 in Kürze vornehmen und in einer der nächsten Gemeinderatssitzungen die Jahresrechnungen der einzelnen Haushaltsjahre feststellen und über die Entlastung der Verwaltung beschließen.

Künftig achtet der Markt Schneeberg darauf, dass die Jahresrechnung rechtzeitig aufgestellt wird und die örtliche Rechnungsprüfung innerhalb der gesetzlichen Fristen durchgeführt wird.

 

2 . Unvermutete Kassenprüfungen (TZ 2)

 

In der Vergangenheit wurde die Durchführung unvermuteter örtlicher Kassenprüfungen vernachlässigt. Diese finden jedoch in den letzten Jahren regelmäßig statt.

Künftig wird darauf geachtet, dass die örtliche Kassenprüfung mindestens einmal jährlich erfolgt.

 

3. Berücksichtigung der Kosten der Bauhofarbeiter in den kostenrechnenden Einrichtungen

 

Aufgrund des geringen Personalstands von lediglich zwei Mitarbeitern im Bauhof werden keine konkreten Zeitanteile verrechnet, da die Arbeiten sehr vielschichtig und variabel sind und in vielen Tätigkeitsbereichen nur eine sehr untergeordnete finanzielle Rolle spielen. Die der Berechnung der Verwaltungskostenanteile in den kostenrechnenden Einrichtungen zugrunde gelegten Vomhundertsätze sind pauschalierte Erfahrungswerte, welche über die Jahre betrachtet der Realität sehr nahekommen dürften. Wie bei den übrigen Beschäftigten wird den Bauhofmitarbeitern ein Verwaltungsgemeinkostenzuschlag von 20 % der Bruttopersonalkosten sowie ein Sachkostenzuschlag von 5 % eines Büroarbeitsplatzes zugerechnet. Ohne weitergehende Prüfung dürften damit die Personal- und Sachkosten der Bauhofmitarbeiter in den kostenrechnenden Einrichtungen zuverlässig abgebildet sein.

 

4. Zahlungen an den Abwasserzweckverband Main-Mud (TZ 3)

 

Die in den Jahren 2015 und 2016 getätigten Ausgaben in Höhe von insgesamt 26.298,55 € dienten der Erneuerung von Durchflussmessern für die Abflussregelung, der Ersatzbeschaffung einer Pumpe, sowie der Erneuerung der Fernwirktechnik in den Außenstationen (RÜB 1, RÜB 2, sowie die Pumpwerke in Zittenfelden und im Gewerbegebiet Mändl/Neuberger). Dabei handelt es sich um im Eigentum des Marktes Schneeberg stehende Sonderbauwerke, für deren Wartung und Instandhaltung der Markt Schneeberg zuständig ist. Mittels Zweckvereinbarung vom 14./29. März 1994 wurde die Wartung dieser Anlagen auf den Abwasserzweckverband übertragen. Die Kosten hierfür müssen vom Markt Schneeberg übernommen werden. Da der Abwasserzweckverband Main-Mud auch die Wartung von Sonderbauwerken anderer Verbandskommunen übernommen hat, werden Ersatzbeschaffungen bzw. technische Erneuerungen aus Kostengründen oftmals vom Verband in Sammelbestellungen getätigt und hinterher mit den einzelnen Kommunen abgerechnet.

 

Da der Markt Schneeberg Eigentümer und Kostenträger dieser Investitionen ist, sind die Maßnahmen in den gemeindlichen Vermögensbestand aufzunehmen. Mit der Firma Dr. Schulte/Röder wurde vereinbart, dass die Kosten der drei Maßnahmen nachträglich in der im Sommer anstehenden Aktualisierung der Vermögensbuchführung für das Jahr 2019 aktiviert werden und eine fiktive Rückrechnung für die Jahre 2016, 2017 und 2018 erfolgt. Die Abschreibungen und Zinsen für diesen Zeitraum in Höhe von knapp 4.000 € fließen dadurch in die kalkulatorischen Kosten des Jahres 2019 ein und werden im Jahre 2020 entsprechend im Haushalt veranschlagt. Durch diese Vorgehensweise entsteht dem Markt Schneeberg kein finanzieller Nachteil.

 

5. Verzinsung der Defizite im Rahmen der Gebührenkalkulation

 

Die Empfehlung der Rechnungsprüfung wurde umgesetzt. Seit dem Rechnungsjahr 2018 werden die Zinsen aus Kostenunterdeckungen bei der Kalkulation berücksichtigt.

 

6. Sanierung der Marktstraße einschließlich Kanal und Wasserversorgung

 

Die Maßnahme ist bautechnisch abgeschlossen, und die Schlussrechnungen der Firma Konrad-Bau liegen seit mehreren Monaten vor. Vom zuständigen Ingenieurbüro wurde darin eine sachgerechte Aufteilung der Kosten für die Bereiche Straßenbau, Kanal und Wasser vorgenommen. Ebenfalls wurden die Kosten, die der Landkreis Miltenberg als Straßenbaulastträger zu übernehmen hat, direkt mit dem Landkreis abgerechnet. Für die im Hofweg (Privatweg) entstandenen Kosten wurden die Anlieger mittels Erstattungsbescheiden zur Kostentragung verpflichtet.

Offen steht derzeit bei dieser Maßnahme noch die Restabwicklung der Vereinbarungen mit dem Landkreis Miltenberg, die Spitzabrechnung der Straßenausbaubeiträge mit dem Freistaat Bayern und die Verteilung der Zuwendungen für die Gesamtmaßnahme nach erfolgter Prüfung des Verwendungsnachweises.

 

Die im Prüfbericht dargelegten Anregungen hinsichtlich der Auswirkungen auf die Vermögensbuchführung des Marktes Schneeberg wurden an das Büro Dr. Schulte/Röder weitergegeben und werden bei den Jahresabschlussarbeiten für das Jahr 2019 beachtet.

 

7. Neuerlass der Erschließungsbeitragssatzung (TZ 4)

 

Neben der aktuellen Erschließung des Baugeländes der ehemaligen Schule in Schneeberg zu Wohnzwecken sind aus derzeitiger Sicht in absehbarer Zeit keine weiteren Erschließungsmaßnahmen geplant.

 

Die Flächen innerhalb des neuen Baugebietes „Schule“ befinden sich vollständig im Eigentum des Marktes Schneeberg. Eine Abrechnung von Erschließungsbeiträgen nach den Bestimmungen der derzeitigen Erschließungsbeitragssatzung kommt nicht zum Tragen, da der gemeindliche Aufwand durch die festgelegten Grundstücksverkaufserlöse gedeckt wird.

 

Da das Erschließungsbeitragsrecht sehr stark an richterliche Entscheidungen gekoppelt ist und zu erwarten ist, dass auch in den kommenden Jahren weitere neue richterliche Entscheidungen getroffen werden, welche erneute Satzungsänderungen hervorrufen, erachtet es der Markt Schneeberg für sinnvoll, mit dem Neuerlass einer Erschließungsbeitragssatzung nach dem dann aktuellen Muster bis zur Planung der nächsten gemeindlichen Erschließungsmaßnahme abzuwarten.

 

8. Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit bei Integrationsbuchungen

 

Die förmliche Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit ist bei den Integrationsbuchungen schwierig, da ein Ausdruck der entsprechenden Kassenanordnungen einen enormen Papier- und Verwaltungsaufwand erfordern würde.

Um weitgehende Kassensicherheit und Zuordnung der Verantwortlichkeit zu gewährleisten, wird ein jährlicher Messbetragsabgleich zwischen dem Finanzamt und dem AKDB Anwendungsverfahren „Grundsteuer“ durchgeführt.

Da beim Verfahren „Gewerbesteuer“ kein Messbetragsabgleich möglich ist, wird künftig bei größeren Gewerbesteuerrückzahlungen vom Sachbearbeiter eine förmliche Auszahlungsanordnung gefertigt.

Im Anwendungsverfahren „Verbrauchsgebühren“ werden die Ablesestände in die EDV-Liste eingetragen und anschließend die Auswertungsliste mit einem weiteren Mitarbeiter abgeglichen.

Mit Nutzung einer elektronischen Signatur, was derzeit in unseren AKDB-Programmen noch nicht möglich ist, kann dieser Problematik in Zukunft begegnet werden.

 

9. Quittierung von Bareinzahlungen

 

Barzahlungen in der Gemeindekasse sind im Laufe der letzten Jahre immer seltener geworden. Entsprechend der Forderung im Prüfbericht wurden die vorhandenen Standardquittungsblöcke mit einem Ziffernstempel fortlaufend nummeriert, so dass die Verwendung der Quittungen nunmehr lückenlos nachvollzogen werden kann.

Allerdings verzichten die meisten Einzahler insbesondere bei Kleinbeträgen von sich aus auf die Ausstellung einer Zahlungsquittung

 

10. Überschreiten der Haushaltsansätze durch über- und außerplanmäßige Ausgaben (TZ 5)

 

Zu den meisten im Prüfbericht beispielhaft dargestellten Investitionsmaßnahmen und Straßenunterhaltungsmaßnahmen liegen nach Prüfung durch die Verwaltung entsprechende Gemeinderatsbeschlüsse vor.

Teilweise wurden Kosten für größere Projekte entgegen ihrer ursprünglichen Veranschlagung im Verlaufe der Baumaßnahme auf weitere bislang nicht berücksichtigte neue Haushaltsstellen aufgeteilt, ohne das vorgesehene Gesamtvolumen zu überschreiten. Dadurch entstanden Mehrausgaben bei den neu angelegten Haushaltsstellen, welche an anderer Stelle nicht mehr anfielen.

In Einzelfällen entstanden bereits Planungskosten für Vorhaben, deren Durchführung erst in der Finanzplanung des jeweils kommenden Jahres veranschlagt war.

Unterhaltungskosten für die Wasserversorgung werden überwiegend vom Umfang der auftretenden Wasserrohrbrüche bestimmt. Diese sind nicht vorhersehbar und ihre sofortige Reparatur zur Gewährleistung der Versorgungssicherheit unabweisbar. Sie bewegen sich im Einzelfall zudem innerhalb der Grenzen des Anordnungsrahmens des Bürgermeisters.

 

Um den Anforderungen des Art. 66 GO gerecht zu werden, wird der Markt Schneeberg in Erwägung ziehen, in der Geschäftsordnung für die neue Legislaturperiode des Gemeinderats den Rahmen der Bewirtschaftungsbefugnis des Bürgermeisters zu erhöhen.

 

Da die Deckungsfähigkeit von Haushaltsausgaben gesetzlich geregelt ist und Ausgaben nicht willkürlich für gegenseitig deckungsfähig erklärt werden können, erscheint dieses Instrument aufgrund der Komplexität auftretender Haushaltsüberschreitungen nicht sinnvoll. Vielmehr achtet der Markt Schneeberg stets darauf, dass der Budgetrahmen von den Verantwortlichen in den einzelnen gemeindlichen Einrichtungen eingehalten wird.

Im Übrigen werden alle bislang nicht genehmigten über- und außerplanmäßigen Ausgaben eines Haushaltsjahres im Rahmen der Feststellung des Jahresergebnisses vom Gemeinderat nachträglich genehmigt.

 

11. Belegordnung

 

Durch innerbetriebliche organisatorische Maßnahmen ist die Aufgabe zur Prüfung und Bearbeitung von Geschäftsvorgängen in sämtlichen gemeindlichen Aufgabengebieten seit einigen Monaten auf mehrere Schultern verteilt. Dadurch wird künftig eine zeitnahe abschließende Erledigung der anfallenden Buchungsvorgänge erwartet. Sukzessive erfolgt dabei auch die Aufarbeitung liegen gebliebener Vorgänge aus zurückliegenden Jahren. Einfache, in der Sache regelmäßig wiederkehrende Geschäftsvorgänge können relativ zügig erledigt werden. Bei vereinzelten Buchungen ist jedoch eine nachträgliche Bearbeitung veranlasst, um Transparenz in den Abläufen zu schaffen, da die vorhandenen Buchungsbelege beim Recherchieren zahlreicher Vorgänge aus der zurückliegenden Zeit in allen Verwaltungsbereichen als die erste und oftmals einzig zuverlässige Nachschlagquelle dienen.

Sollten bei der Aufarbeitung zurückliegender Buchungsbelege noch vereinzelt Unregelmäßigkeiten oder Fehler erkannt werden, ist die Verwaltung bemüht, diese zu bereinigen.

 

12. Abwicklung der Geschäftsvorgänge auf dem Jugendzeltplatz Zittenfelden (TZ 6)

 

Der Markt Schneeberg verwaltet den Jugendzeltplatz im Ortsteil Zittenfelden. Träger dieser Einrichtung ist der Landkreis Miltenberg. Die Aufgabe des Marktes Schneeberg beschränkt sich auf die Entgegennahme und Koordinierung der Belegungsanfragen sowie die Abrechnung der Benutzungsgebühren mit den einzelnen Gruppen. Alle weiteren mit dem Jugendzeltplatz in Verbindung stehenden Aufgaben werden über den Landkreis Miltenberg abgewickelt, der auch das Weisungsrecht gegenüber dem Platzwart ausübt und über sämtliche Anschaffungen und Veränderungen auf dem Zeltplatz entscheidet.

 

Da der Jugendzeltplatz Zittenfelden weder in der Trägerschaft noch im Eigentum des Marktes Schneeberg steht und somit keine Einrichtung des Marktes Schneeberg darstellt, und sich die jährliche Abrechnung mit dem Landkreis Miltenberg in der bisherigen Form bewährt hat, wird die Buchführung über ein zumal kostenfreies eigenes Konto weiterhin für transparent und ausreichend betrachtet. Die einzelnen Buchungsvorgänge können aus den Kontoauszugsblättern lückenlos nachvollzogen werden und sind in den jährlich vom Markt Schneeberg für den Landkreis Miltenberg zu fertigenden Zeltplatzabrechnungen abgebildet.

 

13. Behandlung von Kassenresten

 

Die Anregungen und Hinweise zur Abwicklung der bestehenden Kasseneinnahmereste werden zur Kenntnis genommen.

Die vom Finanzamt festgesetzte Aussetzung der Vollziehung verschiedener Gewerbesteuerforderungen wurde in den zurückliegenden Jahren regelmäßig durch den Sachbearbeiter überwacht. Künftig wird bei nicht unerheblichen Forderungen die Aussetzung der Vollziehung durch einen formellen Bescheid festgesetzt.

In den wenigen Fällen der Aussetzung der Vollziehung von Gewerbesteuerforderungen wurde bislang auf die Einforderung einer Sicherheitsleistung verzichtet, da zum Zeitpunkt der Aussetzung der Vollziehung jeweils keine Aussicht auf eine erfolgreiche Durchführung der Beitreibung von Sicherheitsleistungen bestand. Derartige Sachverhalte werden ebenso wie sämtliche durchgeführte Beitreibungsmaßnahmen künftig dokumentiert.

 

14. Änderung der gemeindlichen Entwässerungssatzung

 

Die als mündliche Anregungen enthaltenen Hinweise zur Änderung der gemeindlichen Entwässerungssatzung hinsichtlich der Überbürdung der Kostentragungspflicht auf den Grundstückseigentümer sowie das gemeindliche Betretungsrecht privater Grundstücke zur Untersuchung des Abwassers werden zur Kenntnis genommen und bei der nächsten Satzungsänderung berücksichtigt.

 

15. Anmeldung zur Kassenversicherung

 

Aus sämtlichen im Prüfbericht enthaltenen Ausführungen ist kein Verschulden eines Mitarbeiters zu erkennen, welches einen finanziellen Schaden für den Markt Schneeberg zur Folge hat. Mögliche (geringfügige) finanzielle Nachteile konnten bzw. können durch entsprechende Veranlassungen und Berichtigungen ausgeschlossen werden.

 

Somit ist keine Anmeldung zur Kassenversicherung erforderlich.

 

Beschluss:

Der Marktgemeinderat nimmt den Prüfbericht der Staatlichen Rechnungsprüfungsstelle des Landratsamtes Miltenberg über die überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2014 bis 2017 zur Kenntnis. Er beschließt die vorstehende Stellungnahme zu den einzelnen Prüfungsfeststellungen (Textziffern) und die darin dargelegten Erledigungen bzw. weiteren Vorgehensweisen.

Einzelheiten zur geplanten Vorgehensweise werden in den nächsten Finanzausschusssitzungen mit der Verwaltung erörtert.